Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Malang

Pendahuluan

A. Pernyataan Masalah

SMA Negeri 1 Malang merupakan salah satu sekolah menengah atas favorit di kota Malang dengan banyak peminat. Hal ini pun selalu berulang ketika masa Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) dilaksanakan setiap tahun nya. SMA Negeri 1 Malang melakukan proses PPDB online terpusat di PPDB kota malang, yakni https://malang.siap-ppdb.com/ . Namun dalam pelaksanaannya, pendaftar atau calon siswa baru harus tetap melakukan verifikasi offline ke SMA Negeri 1 Malang.

Pada proses verifikasi offline, pendaftar atau calon siswa baru wajib datang ke SMA Negeri 1 malang untuk menyerahkan bukti pendaftaran. Setelah bukti pendaftaran diterima oleh pihak panitia di sekolah, maka akan dicek satu persatu dan diverifikasi. Setelah itu, pihak sekolah akan menyerahkan tanda bukti hasil verifikasi ke pendaftar atau calon siswa. Hal tersebut menghabiskan waktu, biaya dan tenaga yang cukup banyak  dari pihak panita PPDB di SMA Negeri 1 Malang.

B. Lingkungan Implementasi

Sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri 1 malang yang beralamat di Jalan Tugu No. 1 Malang. SMA Negeri 1 malang telah memiliki website yang beralamat http://www.sman1-mlg.sch.id/

Bahan dan Metode

A. Konsep dasar sistem

Sistem verifikasi  pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 1 Malang untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.

B. Studi Kelayakan

Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:

• Kelayakan Teknik

Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.

• Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan sistem pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.

• Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.

• Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi.

Hasil dan Pembahasan

Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dikembangkan, dilakukan uji kelayakan dari beberapa segi diantaranya kelayakan teknik, ekonomi, operasional, sosial dan hukum.

1. Kelayakan Teknik

Kelayakaan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online di SMA Negeri 1 Malang. SMA Negeri 1 Malang memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu proses pendaftaran calon siswa, verifikasi oleh pihak sekolah dan data bukti pendaftaran oleh PPDB,  sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah calon siswa dan panitia PPDB dalam proses pendaftaran dan verifikasi.

• Kebutuhan perangkat keras, pengkat lunak dan perangkat jaringan

NO	Perangkat Keras
1	Tipe Prosesor	Intel (R) Core i5
2	Memori	4GB DDR 3
3	Tipe HDD	1TB SATA
4	Kartu Jaringan	Gigabit Network
5	Optical Drive	DVD RW
6	Monitor	Monitor 17”
7	Keyboard	USB Keyboard
8	Mouse	USB Optical Mouse

NO	Perangkat Lunak	Kegunaan
1	Windows 10 / Ubuntu 16.04	Sistem Operasi
2	Laravel	Framework web
3	Photoshop CS 3	Design Web
4	Coreldraw X5	Design Web
5	Mozilla Firefox	Web Browser
6	XAMPP	Web Server
7	Maria DB	Database Server

NO	Nama Perangkat Jaringan	Kegunaan
1	Switch	Penghubung router dan pc
2	Kabel UTP	Kabel penghubung antar device
3	Konektor RJ 45	Penghubung antar kabel dan device

• Arsitektur jaringan komputer

• Aplikasi Sistem / Software

Aplikasi adalah sebuah tools untuk membantu dan mempermudah suatu aktivitas maupun yang lainnya. Tanpa adanya aplikasi tentu suatu aktivitas tidak bisa diselesaikan dengan cepat. Aplikasi sistem yang ada ataupun didigunakan di SMAN 1 Malang yaitu:

NO	Aplikasi / software	Keterangan
1	Microsoft Word	Digunakan dalam pengetikan untuk memverifikasi
2	Microsoft Excel	Digunakan dalam penginputan data dan penyimpanan data
3	Aplikasi Internet	Website SMAN 1 malang

• Database Sistem

Data base merupakan suatu tempat penyimpanan data ataupun file-file, dan data base yang digunakan di SMAN 1 Malang pada saat ini yaitu:

NO	Database Sistem	Keterangan1
1	Mysql	Penyimpanan data

• Infrastruktur

Infrastruktur merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktivitas apa pun . Adapun Infrastruktur yang ada pada SMA Negeri 1 Malang yaitu :

NO	Infrastruktur	Keterangan
1	Komputer	SMA Negeri 1 Malang memiliki 40  unit komputer dengan kemampuan rata-rata prosesor intel core i3, hardisk minimal 500 GB
2	Printer	Untuk membantu dalam proses kerja
3	Jaringan Internet	Fasilitas untuk panitia
4	Server	SMA negeri 1 malang memiliki 1 server
5	CCTV	Fasilitas Keamanan 24 jam
6	Perpustakaan	Fasilitas untuk siswa belajar
7	Laboratorium	Terdapat lab kimia, lab biologi, lab komputer, lab fisika dan lab komputer
8	LCD Proyektor	Fasilatas tambahan yang ada disetiap kelas
9	Lapangan Parkir	Terdapat 2 lapangan parkir, dalam dan luar
10	Fasilitas Olahraga	Berupa lapangan voli, basket dan futsal

• Menilai Kelayakan Teknik

Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan penggunanya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industri dan dapat berjalan (nilai 9), berdasarkan nilai perwakilan pengguna dan manajer proyek.

2. Kelayakan Ekonomi

Karena setelah memahami proposal dan mengetahui biaya langganan pengadaan aplikasi ini. Maka Komite sekolah dan Kepala sekolah menyetujui dengan menggunakan langganan premium dan dana akan dibayarkan secepatnya maka mendapatkan nilai 10

3. Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:

• Performances

Sistem Lama	Sistem Baru
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 verifikasi membutuhkan waktu yang lama dan tenaga ekstra	Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 laporan relatif singkat, yaitu ± 10menit.

• Information

Sistem Lama	Sistem Baru
Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat.	Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan lebih akurat.

• Economy

Sistem Lama	Sistem Baru
Biaya yang dikeluarkan tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak bukti verifikasi.	Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.

• Control

Sistem Lama	Sistem Baru
File-file pendaftaran dapat diakses oleh panita non admin	Pengendalian system dilakukan dengan membatasi hak user serta

• Efficiency

Sistem Lama	Sistem Baru
Admin mengecek satu persatu data untuk diverifikasi	Verifikasi dilakukan oleh sistem

• Services

Sistem Lama	Sistem Baru
Sistem lambat dalam proses pengolahan data	Proses pengolahan data lebih cepat

Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah calon siswa baru ataupun panitia yang telah dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 8

4. Kelayakan Hukum

Karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif yang disetujui, perancang sistem yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan kontrol khusus untuk menjaga sistem menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9

Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan

Berdasarkan dari analisis Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Malang, maka dapat diambil kesimpulan :

1. Hasil dari analisis studi kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Malang , pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMA Negeri 1 Malang kedepannya adalah proses Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akademiknya.