Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Malang

Pendahuluan

A. Pernyataan Masalah

SMA Negeri 1 Malang merupakan salah satu sekolah menengah atas favorit di kota Malang dengan banyak peminat. Hal ini pun selalu berulang ketika masa Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) dilaksanakan setiap tahun nya. SMA Negeri 1 Malang melakukan proses PPDB online terpusat di PPDB kota malang, yakni https://malang.siap-ppdb.com/ . Namun dalam pelaksanaannya, pendaftar atau calon siswa baru harus tetap melakukan verifikasi offline ke SMA Negeri 1 Malang.

Pada proses verifikasi offline, pendaftar atau calon siswa baru wajib datang ke SMA Negeri 1 malang untuk menyerahkan bukti pendaftaran. Setelah bukti pendaftaran diterima oleh pihak panitia di sekolah, maka akan dicek satu persatu dan diverifikasi. Setelah itu, pihak sekolah akan menyerahkan tanda bukti hasil verifikasi ke pendaftar atau calon siswa. Hal tersebut menghabiskan waktu, biaya dan tenaga yang cukup banyak  dari pihak panita PPDB di SMA Negeri 1 Malang.

B. Lingkungan Implementasi

Sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online ini akan diimplementasikan pada SMA Negeri 1 malang yang beralamat di Jalan Tugu No. 1 Malang. SMA Negeri 1 malang telah memiliki website yang beralamat http://www.sman1-mlg.sch.id/

Bahan dan Metode

A. Konsep dasar sistem

Sistem verifikasi  pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online ini akan membantu manajemen SMA Negeri 1 Malang untuk melakukan pencatatan hasil verifikasi dari setiap berkas yang ada. Selanjutnya sistem tersebut akan memberikan bukti verifikasi kepada pendaftar berupa bukti tercetak dari sistem (offline) dan online.

B. Studi Kelayakan

Studi kelayakan yang akan digunakan menggunakan beberapa jenis kelayakan, antara lain:

• Kelayakan Teknik

Kelayakan teknik mencakup kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak. Kelayakan teknik ini menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan. Dapat disebut juga sebagai kelayakan dari kemampuan, keandalan dan ketersediaan hardware, software dan jaringan.

• Kelayakan Ekonomi

Kelayakan ekonomi berhubungan dengan adanya keuntungan atau kerugian, dan efisiensi biaya operasional. Motivasi pengembangan sistem pada perusahaan biasanya berupa motif keuntungan, sehingga aspek untung rugi menjadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi ini terkait dengan penghematan biaya, peningkatan pendapatan, pengurangan investasi yang dibutuhkan dan peningkatan keuntungan.

• Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional berhubungan dengan prosedur operasi dari personel yang menjalan organisasi. Kelayakan ini menyangkut beberapa aspek seperti beberapa usulan kebutuhan sistem harus benar-benar bisa menyelesaikan masalah yang ada. Sistem yang dihasilkan juga harus benar-benar dibutuhkan oleh pengguna. Kelayakan operasional ini juga mencakup mengenai penerimaan karyawan, dukungan manajemen dan persyaratan pemerintah dan persyaratan lainnya.

• Kelayakan Hukum

Kelayakan hukum adalah kelayakan yang berkaitan dengan legalitas atau kekuatan hukum. Berarti bahwa sistem informasi yang diusulkan tidak boleh melanggar hukum yang berlaku, baik hukum yang ditetapkan oleh pemerintah maupun hukum yang ditetapkan berdasarkan peraturan-peraturan organisasi.

Hasil dan Pembahasan

Setelah melakukan analisis terhadap sistem yang akan dikembangkan, dilakukan uji kelayakan dari beberapa segi diantaranya kelayakan teknik, ekonomi, operasional, sosial dan hukum.

1. Kelayakan Teknik

Kelayakaan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online di SMA Negeri 1 Malang. SMA Negeri 1 Malang memerlukan infrastruktur yang baik dari segi teknologinya. Sistem verifikasi pendaftaran peserta didik baru (PPDB) Online ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang digunakan untuk membantu proses pendaftaran calon siswa, verifikasi oleh pihak sekolah dan data bukti pendaftaran oleh PPDB,  sehingga membutuhkan personal komputer dan infrastruktur jaringan komputer yang baik. Semua itu berguna untuk mempermudah calon siswa dan panitia PPDB dalam proses pendaftaran dan verifikasi.

• Kebutuhan perangkat keras, pengkat lunak dan perangkat jaringan

NO	Perangkat Keras
1	Tipe Prosesor	Intel (R) Core i5
2	Memori	4GB DDR 3
3	Tipe HDD	1TB SATA
4	Kartu Jaringan	Gigabit Network
5	Optical Drive	DVD RW
6	Monitor	Monitor 17”
7	Keyboard	USB Keyboard
8	Mouse	USB Optical Mouse

NO	Perangkat Lunak	Kegunaan
1	Windows 10 / Ubuntu 16.04	Sistem Operasi
2	Laravel	Framework web
3	Photoshop CS 3	Design Web
4	Coreldraw X5	Design Web
5	Mozilla Firefox	Web Browser
6	XAMPP	Web Server
7	Maria DB	Database Server

NO	Nama Perangkat Jaringan	Kegunaan
1	Switch	Penghubung router dan pc
2	Kabel UTP	Kabel penghubung antar device
3	Konektor RJ 45	Penghubung antar kabel dan device

• Arsitektur jaringan komputer

• Aplikasi Sistem / Software

Aplikasi adalah sebuah tools untuk membantu dan mempermudah suatu aktivitas maupun yang lainnya. Tanpa adanya aplikasi tentu suatu aktivitas tidak bisa diselesaikan dengan cepat. Aplikasi sistem yang ada ataupun didigunakan di SMAN 1 Malang yaitu:

NO	Aplikasi / software	Keterangan
1	Microsoft Word	Digunakan dalam pengetikan untuk memverifikasi
2	Microsoft Excel	Digunakan dalam penginputan data dan penyimpanan data
3	Aplikasi Internet	Website SMAN 1 malang

• Database Sistem

Data base merupakan suatu tempat penyimpanan data ataupun file-file, dan data base yang digunakan di SMAN 1 Malang pada saat ini yaitu:

NO	Database Sistem	Keterangan1
1	Mysql	Penyimpanan data

• Infrastruktur

Infrastruktur merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktivitas apa pun . Adapun Infrastruktur yang ada pada SMA Negeri 1 Malang yaitu :

NO	Infrastruktur	Keterangan
1	Komputer	SMA Negeri 1 Malang memiliki 40  unit komputer dengan kemampuan rata-rata prosesor intel core i3, hardisk minimal 500 GB
2	Printer	Untuk membantu dalam proses kerja
3	Jaringan Internet	Fasilitas untuk panitia
4	Server	SMA negeri 1 malang memiliki 1 server
5	CCTV	Fasilitas Keamanan 24 jam
6	Perpustakaan	Fasilitas untuk siswa belajar
7	Laboratorium	Terdapat lab kimia, lab biologi, lab komputer, lab fisika dan lab komputer
8	LCD Proyektor	Fasilatas tambahan yang ada disetiap kelas
9	Lapangan Parkir	Terdapat 2 lapangan parkir, dalam dan luar
10	Fasilitas Olahraga	Berupa lapangan voli, basket dan futsal

• Menilai Kelayakan Teknik

Sistem baru dapat digunakan dan didirikan menggunakan teknologi yang terkenal. Teknologinya baru bagi perusahaan dan penggunanya, teknologi merupakan keluaran pertama vendor, beberapa vendor terlibat, menggunakan sistem jaringan yang kompleks. Karena perancangan sistem umum yang dievaluasi membutuhkan teknologi baru yang standar dalam industri dan dapat berjalan (nilai 9), berdasarkan nilai perwakilan pengguna dan manajer proyek.

2. Kelayakan Ekonomi

Karena setelah memahami proposal dan mengetahui biaya langganan pengadaan aplikasi ini. Maka Komite sekolah dan Kepala sekolah menyetujui dengan menggunakan langganan premium dan dana akan dibayarkan secepatnya maka mendapatkan nilai 10

3. Kelayakan Operasional

Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi:

• Performances

Sistem Lama	Sistem Baru
Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan 1 verifikasi membutuhkan waktu yang lama dan tenaga ekstra	Waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan 1 laporan relatif singkat, yaitu ± 10menit.

• Information

Sistem Lama	Sistem Baru
Informasi yang disajikan kadang terlambat dan tidak akurat.	Informasi yang dihasilkan dapat tepat waktu dan lebih akurat.

• Economy

Sistem Lama	Sistem Baru
Biaya yang dikeluarkan tinggi akibat sering terjadinya kesalahan dalam mencetak bukti verifikasi.	Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah karena kesalahan pencetakan laporan dapat diminimalkan.

• Control

Sistem Lama	Sistem Baru
File-file pendaftaran dapat diakses oleh panita non admin	Pengendalian system dilakukan dengan membatasi hak user serta

• Efficiency

Sistem Lama	Sistem Baru
Admin mengecek satu persatu data untuk diverifikasi	Verifikasi dilakukan oleh sistem

• Services

Sistem Lama	Sistem Baru
Sistem lambat dalam proses pengolahan data	Proses pengolahan data lebih cepat

Karena sistem berbasis global yang yang baru dan banyak pengguna, dan tidak di kenal oleh beberapa user. Dan beberapa usernya adalah calon siswa baru ataupun panitia yang telah dilatih untuk pekerjaan dan proses sistem tersebut. Nilainya menjadi 8

4. Kelayakan Hukum

Karena sistem yang dirancang tidak meliputi data sensitif yang disetujui, perancang sistem yang bekerja pada proyek sistem sangat sadar akan kontrol. Sehingga mereka merencanakan untuk merancang dan memasukkan kontrol khusus untuk menjaga sistem menjadi salah malfunction dan lainnya. Konsekuensinya, nilai diberikan 9

Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan

Berdasarkan dari analisis Studi Kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Malang, maka dapat diambil kesimpulan :

1. Hasil dari analisis studi kelayakan Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online pada SMA Negeri 1 Malang , pengembangan sistem layak untuk dilakukan ataupun dikembangkan.
2. Rekomendasi untuk SMA Negeri 1 Malang kedepannya adalah proses Sistem Verifikasi Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) Online sudah bisa dikembangkan serta digunakan dalam proses akademiknya.

Read More

Membuat Project Charter

Project Name: Pembuatan Web Aplikasi Tracking Armada untuk Ekspedisi

Focus Area: Web-based Application

Product/Process: Web-based Application

Project Time : 6 March 2017 till 6 June 2017

Cost Estimation : Rp75.000.000

Prepared By

Document Owner(s)	Project/Organization Role
Bekti Yudhoyono	Project Manager
Rizky Fenaldo	Developer
PT. E-cam	Stakeholder

 

Project Charter Version Control

Version	Date	Author	Change Description
1.0	10/03/2017		Document created

1.    PROJECT CHARTER PURPOSE

Tujuan dari proyek ini adalah membuat aplikasi pengiriman barang untuk Pt. E-cam yang dapat menyediakan informasi dengan cepat, aman, dan akurat. Selain itu, peralihan dari metode manual dalam setiap transaksinya akan dilakukan. Sehingga diharapkan juga terciptanya transaksi yang dapat diolah dengan mudah, aman, dan terhindar dari kesalahan pengiriman. Selain itu, sistem informasi akan mempermudah dalam pencatatan dokumen yang juga mempermudah pencarian data di dalam database. Jika waktu transaksi maupun penulisan dokumen berkurang karena kemudahan tadi, maka biaya yang digunakan sebagai pengeluaran operasional juga akan berkurang. Bisnis akan menjadi maksimal dengan keuntungan yang besar.

2.            PROJECT EXECUTIVE SUMMARY

o   Project Goals (Tujuan)

o   Objective (Objektivitas)

o   Scope (Ruang Lingkup)

o   Assumptions (Asumsi)

o   Risks (Risiko)

o   Costs (Biaya)

o   Timeline (Alokasi Waktu)

o   Approach (Pendekatan yang Digunakan)

o   Organization (Struktur Organisasi)

3.            PROJECT OVERVIEW

Dalam melakukan bisnisnya, PT E-cam belum menggunakan sistem informasi terpusat. Pencatatan transaksi barang maupun dokumen dilakukan dengan penggunaan tinta pena dan kertas. Akibatnya, dokumentasi yang dibuat menjadi sulit untuk digunakan kembali, apabila terjadi sesuatu kesalahan dalam pengiriman yang memungkinkan untuk melacak transaksi sebelumnya.. Selain itu, pencatatan transaksi yang masih manual memakan waktu yang cukup lama, karena berkas harus disimpan dengan rapi atau harus diberi tanda sebagai bukti transaksi hari tersebut. Seiring dengan perkembangan jaman, PT. Si Cepat Kilat membutuhkan sistem informasi yang bersifat terstruktur dan mudah digunakan. Sistem yang mudah digunakan disini, sistem tersebut mempermudah dalam proses transaksi barang maupun dokumen, proses pencarian atau pelacakan barang, dan penyimpanan informasi kepemilikan barang, serta karyawan.

4.            PROJECT SCOPE

1. Goals and Objectives

Goals	Objectives
Proyek akan membuat aplikasi pengiriman paket dan dokumen	1. Melakukan interview kepada stakeholder dan alih pengetahuan
	2. Melakukan interview kepada operator
	3. Mengembangkan sistem informasi sesuai kebutuhan

1. Departmental Statements of Work (SOW)

Departmental SOW	Owner/Prime	Due Date/Sequence
Interview kebutuhan stakeholder	Project Manager , Stakeholder, alih pengetahuan	Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
Fitur-fitur mengenai profilling yang akan dibuat	Web Developer , Stakeholder	Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
Melakukan desain interface sesuai dengan kebutuhan	Web Designer, Stakerholder	Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati.
Deskripsi hasil kerja (spesifikasi kebutuhan, source code, test plan)	Stakeholder, Tim proyek	Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
Estimasi usaha setiap work product tersebut	Project Manager	Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi  yang terdiri  atas  3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
Testing aplikasi	Tester	Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
Implementasi aplikasi web	Tim Proyek	Tim melakukan implementasi

1. Project Deliverables

Milestone		Deliverable
1.	Melakukan wawancara atau interview kepada stakeholder utama untuk mendapatkan kebutuhan proyek yang sesuai	Mendapatkan data dan infromasi mengenai proyek Mendapatkan kebutuhan utama stakeholder Data operator PT E-cam Data pengiriman paket dan dokumen Menentukan batasan proyek Menentukan estimasi kebutuhan dana awal Dokumentasi pertemuan Dokumen kebutuhan proyek
2.	Melakukan wawancara terhadap stakeholder lainnya (mahasiswa)	Mendapatkan kebutuhan utama dan pendukung untuk proyek Dokumen kebutuhan proyek Dokumentasi pertemuan Dokumentasi pengembangan aplikasi
3.	Pembuatan Sistem (prototyping)	Mendapatkan hasil website sementara (prototype) Layanan website sudah bekerja 80 persen Dokument pengembangan aplikasi (progress)
4.	Desain Interface	Hasil desain website telah selesai dan tetap merujuk pada dokumen kebutuhan Dokumen pengembangan aplikasi (final)
5.	Presentasi Prototype kepada stakeholder	Mendapatkan feedback dari stakeholder Informasi tentang kebutuhan minor Dokument kebutuhan proyek
6.	Presentasi produk akhir	Layanan berjalan sesuai dengan kebutuhan stakeholder Sistem dapat berjalan dengan baik Produk telah diimplementasikan

1. Deliverables Out of Scope

Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi di dalam laboratorium e-bisnis. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai laboratorium e-bisnis yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profiling diataranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan oleh labooratorium e-bisnis.

1. Project Estimated Costs & Duration

 Project Estimated Duration:

Project Milestone	Date Estimate	Deliverable(s) Included
			Confidence Level
Melakukan interview pada stakeholder	29/03/2016	Informasi mengenai proses pengiriman barang secara manual Informasi stakeholder yang terlibat Informasi proses pencatatan transaksi Informasi tentang dokumentasi atau penyimpanan laporan - laporan Informasi karyawan Dokumen kebutuhan	High
Analisa hasil interview	31/03/2016	Mendapatkan kebutuhan utama Dokumen kebutuhan (final)	High
Desain Sistem dan interface	08/04/2016	Prototype	High
Presentasi ke Stakeholder	16/04/2016	Feedback mengenai prototype	Medium
Hosting dan Domain aplikasi	18/04/2016	Melakuakan pembelian hosting dan domain untuk implementasi aplikasi web	Medium
Testing aplikasi	26/05/2016	Memperoleh dokumentasi testing aplikasi	High

 Project Estimated Costs:

No.	Kebutuhan	Jumlah	Harga Satuan	Total Biaya
1.	PC Server dan database	2	Rp12.000.000,00	Rp24.000.000,00
2.	Developing web	1	Rp51.000.000,00	Rp51.000.000,00
Total				Rp75.000.000,00

5.            PROJECT CONDITIONS

1.       Project Assumptions

o   Proyek ini di asumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen PT E-cam

o   Proyek ini diasumsikan dapat membantu pemilik dan stakeholder PT E-cam Surabaya untuk menyimpan record pengiriman

o   Proyek ini diasumsikan dapat membantu pelanggan dalam mengecek status paket

o   Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi pelanggan.

2. Project Issues

Priority Criteria

1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.

2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.

3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.

4−Closed issue.

No.	Issue	Priority	Owner	Description	Status & Resolution
1	Anggota tim mendapatk an musibah	Low	Project Manager	Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim	Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
2	Listrik mati pada saat pengemban gan aplikasi web	High	Web Developer,Web Designer	Kemungkinan terjadi mati listrik pada saat pengembangan proyek.	Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
3	Data Hilang	High	Tim Proyek	Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga	Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisa dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.

1.      Project Risks

No.	Risk Area	Likelihood	RiskOwner	Project Impact-Mitigation Plan
1	Waktu untuk melakukan pertemuan sangat sulit	High	Project Manager	Meeting dilakukan dengan mencari hari  yang  longgar  dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
2	Informasi dari stakeholder utama kurang	Medium	Project Manager	Mencari stakeholder yang lainnya seperti operator dan pelanggan yang datang
3	Ruang Lingkup proyek melebar terlalu luas	High	Project Manajer	Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
4	Waktu pengerjaan proyek terlambat dari target	High	Stakeholder	Membuat schedule task pada setiap kegiatan  yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
5	Kurangnya personil tim	Medium	Project Manager	Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan

1.       Project Constraints

Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :

o   Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.

o   Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.

o   Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.

o   Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk laboratorium e-bisnis.

6.            Project Structure Approach

Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web profiling.

7.            Project Team Organization Plans

Project Team Role	Project Team Member(s)	Responsibilities
Project Manager	Bekti Yudhoyono	o   Melakukan interview terhadap stakeholder proyek o   Melakukan pembagian tugas o   Control Project Team o   Bertanggung jawab atas berjalannya proyek o   Mengatur keuangan proyek o   Menyusun dokumentasi proyek atau sistem
Developer	Rizky Fenaldo	Membuat desain interface Membuat tabel relasi database Melakukan pengembangan sistem informasi Melakukan testing prototype Melakukan final testing

8.            APPROVALS

Prepared by:

Rizky Fenaldo M - 5114100040

Read More