Project Name: Pembuatan Web Aplikasi Tracking Armada untuk Ekspedisi
Focus Area: Web-based Application
Product/Process: Web-based Application
Project Time : 6 March 2017 till 6 June 2017
Cost Estimation : Rp75.000.000
Prepared By
Document Owner(s)
|
Project/Organization Role
|
Bekti Yudhoyono
|
Project Manager
|
Rizky Fenaldo
|
Developer
|
PT. E-cam
|
Stakeholder
|
Project Charter Version Control
Version
|
Date
|
Author
|
Change Description
|
1.0
|
10/03/2017
|
Document created
|
1. PROJECT CHARTER PURPOSE
Tujuan dari proyek ini adalah membuat aplikasi pengiriman barang untuk Pt. E-cam yang dapat menyediakan informasi dengan cepat, aman, dan akurat. Selain itu, peralihan dari metode manual dalam setiap transaksinya akan dilakukan. Sehingga diharapkan juga terciptanya transaksi yang dapat diolah dengan mudah, aman, dan terhindar dari kesalahan pengiriman. Selain itu, sistem informasi akan mempermudah dalam pencatatan dokumen yang juga mempermudah pencarian data di dalam database. Jika waktu transaksi maupun penulisan dokumen berkurang karena kemudahan tadi, maka biaya yang digunakan sebagai pengeluaran operasional juga akan berkurang. Bisnis akan menjadi maksimal dengan keuntungan yang besar.
2. PROJECT EXECUTIVE SUMMARY
o Project Goals (Tujuan)
o Objective (Objektivitas)
o Scope (Ruang Lingkup)
o Assumptions (Asumsi)
o Risks (Risiko)
o Costs (Biaya)
o Timeline (Alokasi Waktu)
o Approach (Pendekatan yang Digunakan)
o Organization (Struktur Organisasi)
3. PROJECT OVERVIEW
Dalam melakukan bisnisnya, PT E-cam belum menggunakan sistem informasi terpusat. Pencatatan transaksi barang maupun dokumen dilakukan dengan penggunaan tinta pena dan kertas. Akibatnya, dokumentasi yang dibuat menjadi sulit untuk digunakan kembali, apabila terjadi sesuatu kesalahan dalam pengiriman yang memungkinkan untuk melacak transaksi sebelumnya.. Selain itu, pencatatan transaksi yang masih manual memakan waktu yang cukup lama, karena berkas harus disimpan dengan rapi atau harus diberi tanda sebagai bukti transaksi hari tersebut. Seiring dengan perkembangan jaman, PT. Si Cepat Kilat membutuhkan sistem informasi yang bersifat terstruktur dan mudah digunakan. Sistem yang mudah digunakan disini, sistem tersebut mempermudah dalam proses transaksi barang maupun dokumen, proses pencarian atau pelacakan barang, dan penyimpanan informasi kepemilikan barang, serta karyawan.
4. PROJECT SCOPE
- Goals and Objectives
Goals
|
Objectives
| |
Proyek akan membuat aplikasi pengiriman paket dan dokumen
|
1. Melakukan interview kepada stakeholder dan alih pengetahuan
| |
2. Melakukan interview kepada operator
| ||
3. Mengembangkan sistem informasi sesuai kebutuhan
| ||
- Departmental Statements of Work (SOW)
Departmental SOW
|
Owner/Prime
|
Due Date/Sequence
| |
Interview kebutuhan
stakeholder
|
Project Manager , Stakeholder, alih pengetahuan
|
Melakukakan wawancara untuk mendapatkan kebutuhan utama
| |
Fitur-fitur mengenai profilling
yang akan dibuat
|
Web Developer , Stakeholder
|
Tim web developer dan stakeholder mendiskusikan dan membuat requirement fitur-fitur apa yang diperlukan
| |
Melakukan desain interface
sesuai dengan kebutuhan
|
Web Designer, Stakerholder
|
Web Designer dan Stakeholder bersama-sama mendisikusikan desain yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder namun tidak dapat keluar dari ruang lingkup yang telah disepakati.
| |
Deskripsi hasil kerja
(spesifikasi kebutuhan,
source code, test plan)
|
Stakeholder, Tim proyek
|
Pada tim proyek harus dapat mendiskripsikan dan mendiskusikan kepada stakeholders mengenai asumsi projek yang dibuat
| |
Estimasi usaha setiap work
product tersebut
|
Project Manager
|
Project manager memilih seorang moderator dan tim estimasi yang terdiri atas 3 hingga 7 orang. Jika tim yang telah dipilih merasa bahwa dokumen vision dan scope kurang memberikan informasi, maka project manager harus memperbaiki dokumen tersebut
| |
Testing aplikasi
|
Tester
|
Melakukan uji coba terhadap aplikasi yang telah dibuat
| |
Implementasi aplikasi web
|
Tim Proyek
|
Tim melakukan implementasi
|
- Project Deliverables
Milestone
|
Deliverable
| ||
1.
|
Melakukan wawancara
atau interview kepada
stakeholder utama
untuk mendapatkan
kebutuhan proyek yang
sesuai
|
| |
2.
|
Melakukan wawancara
terhadap stakeholder
lainnya (mahasiswa)
|
| |
3.
|
Pembuatan Sistem
(prototyping)
|
| |
4.
|
Desain Interface
|
| |
5.
|
Presentasi Prototype
kepada stakeholder
|
| |
6.
|
Presentasi produk akhir
|
| |
- Deliverables Out of Scope
Tidak termasuk dalam proyek ini adalah pengimplementasian proses bisnis yang terjadi di dalam laboratorium e-bisnis. Selain itu pengolahan data dan data diluar dari ruang lingkup pengerjaan proyek juga tidak termasuk dalam kebutuhan proyek dan tidak digunakan dalam proses pengerjaan proyek. Adanya beberapa hal mengenai laboratorium e-bisnis yang tidak termasuk dalam ruang lingkup pengerjaan proyek profiling diataranya adalah berupa kode program dari tiap aplikasi yang dihasilkan oleh labooratorium e-bisnis.
- Project Estimated Costs & Duration
Project Estimated Duration:
Project
Milestone
|
Date
Estimate
|
Deliverable(s) Included
| ||
Confidence Level
| ||||
Melakukan
interview pada
stakeholder
|
29/03/2016
|
|
High
| |
Analisa hasil
interview
|
31/03/2016
|
|
High
| |
Desain Sistem
dan interface
|
08/04/2016
|
|
High
| |
Presentasi ke
Stakeholder
|
16/04/2016
|
|
Medium
| |
Hosting dan
Domain aplikasi
|
18/04/2016
|
|
Medium
| |
Testing aplikasi
|
26/05/2016
|
|
High
| |
Project Estimated Costs:
No.
|
Kebutuhan
|
Jumlah
|
Harga Satuan
|
Total Biaya
|
1.
|
PC Server dan database
|
2
|
Rp12.000.000,00
|
Rp24.000.000,00
|
2.
|
Developing web
|
1
|
Rp51.000.000,00
|
Rp51.000.000,00
|
Total
|
Rp75.000.000,00
| |||
5. PROJECT CONDITIONS
1. Project Assumptions
o Proyek ini di asumsikan suatu proyek yang bertujuan untuk membuat dan mengembangkan website mengenai satu focus, yaitu Sistem Informasi Pengiriman Paket dan Dokumen PT E-cam
o Proyek ini diasumsikan dapat membantu pemilik dan stakeholder PT E-cam Surabaya untuk menyimpan record pengiriman
o Proyek ini diasumsikan dapat membantu pelanggan dalam mengecek status paket
o Proyek ini diasumsikan suatu website yang akan selalu diperbaharui informasinya agar dapat memberikan informasi yang aktual bagi pelanggan.
2. Project Issues
Priority Criteria
1−High-priority/critical-path issue; requires immediate follow-up and resolution.
2 −Medium-priority issue; requires follow-up before completion of next project milestone.
3 −Low-priority issue; to be resolved prior to project completion.
4−Closed issue.
No.
|
Issue
|
Priority
|
Owner
|
Description
|
Status & Resolution
| |
1
|
Anggota tim
mendapatk
an musibah
|
Low
|
Project Manager
|
Kemungkinan terjadi hal yang tidak diharapkan yang menimpa anggota tim
|
Mempunyai anggota cadangan yang siap dipekerjakan sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan
| |
2
|
Listrik mati
pada saat
pengemban
gan aplikasi
web
|
High
|
Web Developer,Web Designer
|
Kemungkinan terjadi mati listrik
pada saat
pengembangan
proyek.
|
Menyiapkan aliran listrik cadangan menggunakan genset, atau UPS untuk keadaan mendesak.
| |
3
|
Data Hilang
|
High
|
Tim
Proyek
|
Dimungkinkan sekali data dapat hilang begitu saja karena ancaman virus dan bencana yang tidak terduga
|
Melakukan backup secara berkala pada media penyimpanan yang terpisa dengan komputer untuk mengembangan. Menggunakan tools pendukung keamaan komputer pengembangan seperti antivirus.
| |
1. Project Risks
No.
|
Risk Area
|
Likelihood
|
RiskOwner
|
Project Impact-Mitigation Plan
| |
1
|
Waktu
untuk
melakukan
pertemuan
sangat sulit
|
High
|
Project
Manager
|
Meeting dilakukan dengan mencari hari yang longgar dan sebisa mungkin diadakan pertemuan setiap harinya walaupaun hanya sebentar. Jika belum mengatasi solusi lain adalah melakukan netmeeting untuk memecahkan masalah jarak dan waktu.
| |
2
|
Informasi
dari
stakeholder
utama
kurang
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari stakeholder yang lainnya seperti operator dan pelanggan yang datang
| |
3
|
Ruang
Lingkup
proyek
melebar
terlalu luas
|
High
|
Project
Manajer
|
Melakukan inisiasi diawa mengenai batasa-batasan atau constrains yang terdapat dalam proyek
| |
4
|
Waktu
pengerjaan
proyek
terlambat
dari target
|
High
|
Stakeholder
|
Membuat schedule task pada setiap kegiatan yang berkaitan dengan proyek yang disesuaikan dengan kesepakatan pengerjaan proyek dan jumlah anggota tim.
| |
5
|
Kurangnya
personil tim
|
Medium
|
Project
Manager
|
Mencari atau merekrut anggota baru yang sesuai dengan bidang keahlian yang dibutuhkan
| |
1. Project Constraints
Batasan dari proyek yang dikerjakan adalah sebagai berikut :
o Fitur yang akan diterapkan pada proyek sesuai dengan permintaan stakeholder dan telah di sepakati sebelumnya.
o Proyek berjalan sesuai dengan anggaran yang telah disediakan dan sesuai dengan dokumen kebutuhan yang telah di sepakati. Bila ada kebutuhan yang ingin diimplementasikan namun belum tercantum dalam dokumen kebutuhan, maka akan ditunda dan dilanjutkan pada proyek selanjutnya.
o Tingkat sekuritas aplikasi web sesuai dengan permintaan stakeholder.
o Aplikasi web yang dikembangkan dibuat khusus untuk laboratorium e-bisnis.
6. Project Structure Approach
Pendekatan yang dilakukan dalam pembuatan proyek ini adalah dengan melakukan interview seintensif mungkin. Interview dengan pihak stakeholder merupakan metode yang mudah dilakukan karean dengan interview sudah cukup mendapatkan informasi yang dibutuhan. Informasi tersebut kemudian di oleh untuk menjadi sebuah dokume kebutuhan sebagai sarana pengembangan proyek aplikasi web profiling.
7. Project Team Organization Plans
Project Team Role
|
Project Team Member(s)
|
Responsibilities
| |
Project Manager
|
Bekti Yudhoyono
|
o Melakukan interview terhadap stakeholder proyek
o Melakukan pembagian tugas
o Control Project Team
o Bertanggung jawab atas berjalannya proyek
o Mengatur keuangan proyek
o Menyusun dokumentasi proyek atau sistem
| |
Developer
|
Rizky Fenaldo
|
| |
8. APPROVALS
Prepared by:
Rizky Fenaldo M - 5114100040